شیوه نامه اجرایی ثبت اطلاعات مددجویان جهت معافیت از پرداخت قبوض مصرفی آب، برق و گاز

۱ .مقدمه
پیرو هماهنگی صورت گرفته با حوزه ریاست و معاونت توسعه منابع و مدیریت سازمان بهزیستی کشور، به منظور بهره مندی مددجویان سازمان از معافیت یا تخفیف در پرداخت قبوض آب، برق و گاز مددجویان، معاونت راهبری و توسعۀ خدمات بهزیستی (+زندگی) عهده دار انجام این خدمت خداپسندانه به مددجویان سازمان در سطح کشور شده است.
در این راستا بعد از هم فکری و مشورت با جمعی از کارشناسان استانها و مشارکت کانون مراکز(+)زندگی، شیوه نامه اجرایی جهت شفافیت در فرایند معرفی مددجویان واجد شرایط و تعیین نقش هریک از حوزه ها در اجرای این مأموریت تدوین گردید.
توجه: مطابق با دستورالعمل شرکت های آب، برق و گاز، معافیت و تخفیف در پرداخت قبوض مددجویان، مشمول مشترکان مددجوی کم مصرف می باشد.
 توجه: در این مرحله، مددجویان مستمری بگیر تحت پوشش سازمان بهزیستی کشور که دارای پرونده الکترونیکی در سامانه (+)زندگی میباشند، جامعه هدف این طرح خواهند بود و معافیت در پرداخت قبوض برای مددجویان غیرمستمریبگیر در مراحل بعدی قابل انجام است.
۲ .فرایند و گامهای اجرا
گام اول ارسال اطلاعات اولیه از ستاد بهزیستی کشور به استان ها
 ارسال فایل اکسل شامل؛ استان، شهرستان، کد مرکز(+)، نام و نام خانوادگی مددجو اصلی، کدملی مددجو اصلی، کدپستی، شماره همراه، وضعیت مالکیت خانوار/سرپرست (مالک، استیجاری، غیره )وضعیت مددجو (وضعیت خروج از پرونده و فوت)
توجه: در صورت سکونت در واحد استیجاری از تاریخ ثبت اطلاعات به مدت بیش از یک سال، زمان اتمام قرارداد قید شود.
 این فایل شامل دیگر اقلام اطلاعاتی می باشد که بصورت خالی به استان، ارسال می شود و می بایست در فرایند جمع اوری اطلاعات، توسط مرکز (+)زندگی تکمیل گردد. شامل؛ تاریخ پایان اجاره (در صورت استیجاری بودن)، موقعیت مکانی (دارای انشعاب شهری، روستایی بدون انشعابات متصل رسمی) شماره اشتراک گاز، شناسه قبض گاز، نوع انشعاب گاز(شخصی، مشاع)، شماره بدنه کنتور برق، شناسه قبض برق، نوع انشعاب برق (شخصی، مشاع)، شماره اشتراک آب، شماره شناسه
قبض آب، نوع انشعاب آب (شخصی، مشاع)، توضیحات
گام دوم تفکیک و توزیع اطلاعات فایل اکسل از استان به شهرستان ها و از شهرستان ها به مراکز (+)زندگی (توسط استان و شهرستان)
 تفکیک اطلاعات براساس کد مرکز (+)زندگی توسط شهرستان و ارسال به مراکز (+)زندگی

توجه: طبق شیوه نامه های اجرایی مراکزخدمات بهزیستی، گردآوری داده های مربوط به مددجویان و تهیه نقشه محله، بخشی از تعهدات مراکز (+)زندگی میباشد که تاکنون هزینه آن بعنوان کمک هزینه کرونا و خدمات اجتماع محور بحساب مراکز واریز شده است.
گام سوم اقدام اجرایی جهت جمع آوری و ثبت اطلاعات  توسط مراکز (+)زندگی
اطلاع رسانی به مددجویان هر مرکز (+)زندگی با هدف جلب همکاری و آماده سازی برای ارسال اطلاعات درخواستی و اعلام ارائه خدمت حذف هزینه مصرفی برق، گاز و آب و آماده سازی برای دریافت اطلاعات از مددجو از طرق ذیل قابل انجام است.
▪ اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات از طریق پیام رسان ها و شبکه های مجازی
▪ اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات به صورت حضوری
▪ اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات به صورت تلفنی
▪ بکارگیری نیروهای داوطلب محلی
توجه: استفاده از توان و ظرفیت دهیاران و شوراهای اسلامی در نقاط روستایی و صعب العبور مورد تاکید است.
جمع آوری و دریافت اطلاعات از مددجویان حداقل از یکی از شیوه های ذیل؛
▪ جمع آوری اطلاعات از طریق دریافت آخرین پیامک قبض مددجو برق، گاز و آب
▪ جمع آوری اطلاعات از طریق اپلیکیشن های شرکت های برق، گاز و آب
▪ جمع آوری اطلاعات از طریق تصاویر قبوض برق، گاز و آب
▪ جمع آوری تصویر فیش کاغذی
▪ جمع آوری اطلاعات از طریق ارسال عکس از پیامک ها، بدنه کنتورها
توجه: حتی المکان در این مرحله از برنامه های بارکدخوان استفاده شود و یا کپی کردن شماره از روی پیامک شرکت و وارد کردن عین عدد در لیست اقدام شود تا کمترین خطا را داشته باشد.
o صحت داده ها و راستی آزمایی اطلاعات جمع آوری شده
• دقت سمعی و بصری در جمع آوری اطلاعات توسط مددکاران مراکز (+)زندگی
• دقت کاری در رعایت اصول اخلاقی و امانت داری، از لحاظ دریافت اطلاعات مددجویی و جلوگیری از اعلام و دریافت اطلاعات جایگزین (غیرمددجویی)
• دقت در ورود اطلاعات توسط مددکاران مراکز مراکز (+)زندگی
• در صورت امکان چک نهایی صحت اطلاعات فایل اکسل از طریق دفاتر خدمات پیشخوان
ثبت اطلاعات جمع آوری شده در فایل اکسل توسط مددکاران مراکز (+)زندگی
اپلود مدارک مرتبط با برق، گاز و آب در سامانه (+) زندگی در بخش مستندات (اطلاعات جمع اوری شده)
تایید اطلاعات مددجویان توسط مسئول مرکز
ارسال اطلاعات فایل اکسل به شهرستان

توجه: ارائه داده های غلط از جانب مددجو و درج داده های ناصواب توسط مددکار و مرکز مربوطه، تخلف محسوب میشود و متخلفان مشمول پیگرد قانونی و معرفی به مراجع نظارتی خواهد بود. همچون معرفی کنتورهای اشتراکی بعنوان کنتور فردی و معرفی قبض دیگران بجای قبض مددجو
گام چهارم جمع بندی اطلاعات توسط شهرستان
نظارت مستقیم بر روند اقدامات اجرایی مراکز (+) زندگی و دریافت گزارشات روزانه از پیشرفت کار و صحت اطلاعات
بررسی موردی برای صحت سنجی و راستی آزمایی تعدادی از اطلاعات ارسالی مراکز تطابق اطلاعات جمع اوری شده با اطلاعات واقعی مددجو
جمع بندی اطلاعات توسط شهرستان
تایید رییس شهرستان و ارسال اطلاعات به استان
توجه: بسیج و مشارکت کلیه کارشناسان و به ویژه کارشناسان معاونت های تخصصی در شهرستان الزامیست.
گام پنجم جمع بندی اطلاعات توسط استان
نظارت بر روند اقدامات اجرایی مراکز (+)زندگی و شهرستان ها و دریافت گزارشات روزانه از پیشرفت کار و صحت اطلاعات
جمع بندی اطلاعات کل استان
بررسی موردی جهت صحت سنجی و راستی آزمایی تعدادی ازاطلاعات ارسالی شهرستان مراکز تطابق اطلاعات جمع اوری شده با اطلاعات واقعی مددجو
حذف اطلاعات خروجی ها و فوتی ها
نهایی سازی لیست و تایید مدیرکل استان
تهیه لوح فشرده و ارسال به شرکت های برق، گاز و آب استان
ارسال لیست نهایی به معاونت راهبری و توسعۀ مراکز خدمات سازمان بهزیستی کشور
*توجه: بسیج و مشارکت کلیه کارشناسان و به ویژه کارشناسان معاونتهای تخصصی در استان الزامیست.
نکات قابل توجه:
نکته ۱: کلیه مراکز (+) زندگی و کلیه شهرستان ها می بایست به صورت هماهنگ، نسبت به انجام فرایند فوق در زمان تعیین شده اقدام نمایند. (توجه شود که فایل ها به صورت استانی)نه شهرستانی( به شرکت آب و برق و گاز استان ارسال می شود و تأخیر یک شهرستان باعث تأخیر در لیست استان خواهد شد.)
نکته ۲: با عنایت به ارتباط نزدیک و مستمر مددکاران با مددجویان، اخذ اطلاعات درخواستی زمان بر نخواهد بود، بنابراین مدت زمان تعیین شده برای انجام فرایند فوق ۱۰ روز می باشد.
نکته ۳: از ادارات بهزیستی شهرستان موکدا درخواست میشود که طی هفته آتی فعالیت دیگری به مراکز خدمات بهزیستی واگذار ننمایند و تالش جهادی برای انجام کیفی این مأموریت مهم مبذول دارند.

نکته ۴: برای مواردی که مددجو در سامانه به عنوان عضو خانوار ثبت شده است، اطلاعات انشعابات اب و برق و گاز محل سکونت سرپرست خانوار ثبت شود.
نکته ۵: مددجویانی که بصورت یارانه ای مقیم در مراکز شبانه روزی می باشند، شامل این طرح نمی شوند.
نکته ۶: مددکاران و مددجویان توجه داشته باشند که با تغییر محل سکونت مددجو، اطلاعات می بایست در اسرع زمان به شرکت های برق، گاز و آب اطلاعات رسانی گردد.
نکته ۷: حذف و معافیت از هزینه برق، گاز و آب شامل کنتور های مشاع نمی شود و فقط در صورت تفکیکی بودن انشعابات قابل انجام است.
نکته ۸: مسئولیت جمع اوری اطالعات برق، گاز و آب، پرونده هایی که در کارتابل شهرستان و استان باقی مانده است، به عهده شهرستان و استان می باشد وشهرستان و استان می بایست راسا به تکمیل اطالعات در فایل اکسل اقدام نمایند.
نکته ۹: بهره مندی مددجویان غیر مستمر بگیر در مرحله بعدی انجام خواهد شد.
نکته ۱۰: مسئولان فنی مراکز (+)زندگی موظف به آموزش مددکاران مرکز، پیش از شروع فرایند جمع اوری اطلاعات فوق خواهند بود تا این فرایند با حساسیت و سرعت محقق گردد.